No nos enseñan a trabajar, y mucho menos nos enseñan a trabajar en equipo. Pero lo cierto es que desde el primer minuto de tu primer trabajo, te pasas la vida colaborando con otros. Tú dependes de ellos, y ellos dependen de ti. Si es así, ¿por qué nos empeñamos en hacerlo tan mal?

Erróneamente a lo que muchos creen, formar un equipo no es contratar a un grupo de personas, meterlos en un sala, darles un ordenador, e involucrarles en un proyecto. Tampoco fijar objetivos, darles charlas motivadoras y reunirse cada dos por tres.

Hay que crear una cultura de colaboración primero. Y eso incluye una serie de reglas y hábitos colectivos para que cada persona saque lo mejor de sí y realmente sume. La cultura productiva internadefine hoy, más que nunca, cómo vais a hacer las cosas, lo que vais a conseguir, a dónde vais a llegar.

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¿Todo esto te suena muy teórico? Pues hablemos de algo práctico. De cagadas que cometemos en la vida real. De cosas que habitual y reiteradamente hacemos mal en un equipo, y que terminan por lastrarlo y (a veces) empujarlo hacia el fondo.

  • 1. INTERRUPCIONES INNECESARIAS
    Para colaborar hay que preguntar, pedir, consultar, decidir. Esto es, interrumpir. Pero hay que saber interrumpir: distinguiendo lo necesario de lo innecesario, buscando momentos más adecuados, utilizando canales menos molestos, utilizando un lenguaje directo, breve y claro, etc. Ya puedes tener a gente buenísima en tu equipo, que si de manera constante se interrrumpen entre sí, ¿cómo van a tener buenas ideas y solucionar los problemas a tiempo?
  • 2. DEMASIADO EMAIL INTERNO
    Cuando para todo nos enviamos un mensaje, empiezan los problemas: dificultad en la toma de decisiones, coordinación torpe, cadenas de mensajes interminables, demasiada gente en copia que no sabe qué hacer con el mensaje, poca claridad en la comunicación, vivir permanentemente en el Email, terminar confundiendo la herramienta con el trabajo, etc. Cuando llego a una empresa y escucho el «aquí todo se hace por Email», me echo a temblar.
  • 3. EXCESO DE REUNIONES
    ¡Qué te voy a contar que no hayas visto ya! La “reunionitis” está instaurada y aceptada. Y lo peor: grandes profesionales y grandes equipos tiran la toalla y aceptan el sometimiento a esta plaga que crece y crece. Cada vez hay más reuniones que duran más tiempo y que involucran a más personas. Cuando miras tu agenda para los próximos 7-15 días, antes si quiera de empezar, ya está llena de reuniones y citas. ¿Cómo un equipo va a crear, avanzar e innovar si no tiene tiempo físico para ello? Y no sólo eso, ya que el exceso de reuniones no sólo resta tiempo material de trabajo, sino que (como una gigantesca aspiradora) succiona las ganas y atención que todo el mundo necesita para ser brillante.
  • 4. PEDIR MAL LAS COSAS
    La comunicación productiva en un equipo es cada vez más importante. Y cada vez está más condicionada: utilizamos más dispositivos, más aplicaciones, hay más volumen de trabajo y tareas que vienen y van, los equipos están más deslocalizados, los horarios de la gente no coinciden, y un largo etcétera. Saber pedir y consultar, de forma clara y efectiva, es un rasgo clave hoy que premia o condena a un equipo. ¡Ay madre cuántas urgencias internas se podrían evitar si pidiéramos mejor las cosas! (—> Coordinación).
  • 5. FALTA DE SEGUIMIENTO
    En muchos emails y reuniones se habla de cosas, incluso se acuerda y se decide. ¿Y luego? Muchas de ellas se las lleva el tiempo. No hay un responsable claro, tampoco un seguimiento en condiciones, y el calendario avanza sin hacer lo que se había acordado. Eso no sólo implica no ir adelante, sino ir hacia atrás; ya que genera descoordinaciones, desconcierto, desconfianza, discusiones, y tal vez urgencias. Un calendario y sobre todo un método o mecanismo de seguimiento de tareas, es esencial en todo buen equipo.
  • 6. TRABAJAR SIN FECHAS
    Y hablando de seguimiento, he dejado para el final el que para mí es uno de los puntos más débiles y peligrosos del trabajo en equipo: aceptar tareas sin fechas. Se piden cosas, se encargan, incluso yo mismo acepto hacer algo, pero nada de eso tiene una fecha clara, o no está bien definida. Los típicos «para finales de semana», o «en torno a mitad de mes», son una trampa gigantesca en la que seguimos cayendo. Fechas significa FECHAS. Significa un día y (tal vez) hora. Nunca, nunca, nunca asignéis internamente una tarea (o aceptes hacerla) si no tiene una fecha. Y si no la tiene, se la asignas. El mal manejo de fechas es donde un equipo empieza a cojear y termina cayendo.

Naturalmente que puede haber otros fallos o puntos de fricción donde un equipo la caga. A mí ahora de hecho se me ocurren cuatro o cinco más. Pero yo destaco estos estos seis que acabo de apuntar.

Los resalto porque yo mismo los cometí en mis equipos (lo veo ahora con la perspectiva que te da el paso del tiempo y los años); y porque lo veo en las empresas con las que trabajo. Esas mismas empresas que un buen día dijeron: «basta ya de trabajar en segunda marcha. Qué tal si empezamos a colaborar y hacerlo bien».

— Berto Pena