¿Quieres crear una empresa en España pero te sobrepasan los trámites administrativos? Te echamos una mano con este sencillo manual…

A la hora de poner en marcha una idea de negocio no sólo hace falta que se encienda una bombilla: también hace falta contar con el talento y los recursos necesarios para ponerla en marcha. Y, no menos importante: cumplir con los requisitos legales que permitan operar con tranquilidad y total seguridad en ese mercado. 

De hecho, una de las grandes trabas al emprendimiento en España siempre ha sido la alta carga burocrática necesaria para crear una empresa. Según se ha repetido mil y una veces en los medios de comunicación, fundar una compañía en nuestro país exige un importante esfuerzo de tiempo y dinero (incluso hasta de semanas, según el tipo de negocio que queramos instaurar) frente a las escasas horas que lleva levantar una organización en países como Reino Unido e, incluso, Estonia.

La extrema complejidad del sistema empresarial en España, con distintas fórmulas jurídicas y regímenes distintos en función de la Comunidad Autónoma o el tipo de actividad, no ha contribuido a que este tipo de trámites sean accesibles para el común de los mortales que ha tenido, en algún momento, una vocación emprendedora. No es de extrañar, por tanto, que una gran cantidad de estas personas hayan acabado por contratar los servicios de una gestora o consultor independiente que les ayude a poner los cimientos legales de su compañía.

Pero si no tienes los recursos para contar con el asesoramiento de terceros o, simplemente, quieres llevar a cabo todos los pasos en persona, asegurándote de la fiabilidad de toda la información aportada, hay una serie de pasos que debes cumplimentar para dar vida a tu nueva empresa. Recuerda siempre que estos trámites varían entre las distintas regiones de nuestro país y existen numerosas excepciones al procedimiento general que deberás conocer antes de involucrarte en este proceso.

Decidir la forma jurídica ideal

El primer paso antes de emprender el periplo por las distintas administraciones al cargo es analizar convenientemente todas las formas jurídicas que existen en nuestro país para crear una empresa hasta dar con la que mejor encaje con nuestros objetivos o la que nos aporte unas mayores ventajas fiscales. Hemos de recordar que cada modelo exige distintos niveles de capital social o número de socios, así como distintos niveles de responsabilidad jurídica y sobre el capital o las deudas de la futura organización. De la forma que escojamos también dependerá, en parte, el camino administrativo que tendremos que realizar para su alta.

En ese sentido, las dos fórmulas más habituales en España son las Sociedades Limitadas y las Sociedades Autónomas. Ambas comparten una responsabilidad limitada sobre lo que suceda en la compañía (no tendremos que responder con nuestro capital en caso de quiebra de la organización, salvo que se demuestre algún tipo de delito por nuestra parte, a diferencia de los autónomos) pero varían notablemente en el capital necesario para crearla (60.000 euros frente a 3.000), así como en su funcionamiento interno (acciones libres de comprarse o venderse frente a participaciones en las que se debe informar al resto de socios de cualquier movimiento).

Trámites por doquier

Una vez decidida la fórmula jurídica ideal, toca el momento de ponerse manos a la obra a cumplimentar los diversos documentos que se nos exigirán para que la empresa tenga validez legal total:

  1. Registro Mercantil Central: Lo primero de todo será registrar la denominación de nuestro negocio en este organismo; un trámite que por suerte puede realizarse telemáticamente o por correo postal y en el que tan sólo se nos pedirá identificarnos apropiadamente como los responsables de la compañía a registrar.
  2. Estatutos sociales y escritura pública de la sociedad: Ante notario, deberemos presentar la escritura pública por la que se constituye nuestra sociedad, firmándose por todos los socios. Para poder superar este trámite sin inconvenientes deberemos aportar documentos identificativos de todos los socios, así como el certificado negativo de denominación social (que nos habrán dado en el registro mercantil), documentos que recojan el funcionamiento del órgano de administración… en definitiva, los estatutos sociales propiamente dichos de la empresa. Asimismo, también deberemos presentar las pruebas de que cada socio ha aportado el capital correspondiente a su participación en la nueva sociedad.
  3. Primeros impuestos: Tras dar luz a la escritura pública de nuestra sociedad deberemos hacer frente a las primeras cargas fiscales de la recién creada empresa. Se trata, en concreto, del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en la modalidad de Operaciones Societarias, a abonar en la oficina liquidadora de cada Comunidad Autónoma. Se trata de un trámite que, por suerte, tiene coste cero desde el año 2010.
  4. Pedir un NIF provisional en Hacienda: El antaño conocido como CIF, ahora reunificado en el NIF, es el número fiscal que permitirá identificar a nuestra compañía en facturas y otros documentos sujetos a fiscalización. Para poder solicitar nuestro código provisional deberemos acudir a la delegación de hacienda más cercana y cumplimentar el modelo 036, además de aportar un original y una copia de la escritura de la compañía.
  5. Registro Mercantil: Se trata del último paso propiamente dicho de la creación societaria, la inscripción de nuestra empresa en el Registro Mercantil de nuestra provincia. Para ello nos pedirán la escritura de la sociedad, el certificado del NIF provisional y el justificante de haber tramitado el impuesto de operaciones societarias.
  6. Solicitud de licencias municipales: Dependiendo del tipo de negocio que queramos conformar, es muy posible que necesitemos una autorización del Ayuntamiento correspondiente; especialmente en aquellos negocios que están regulados por motivos geográficos o de competencia (como horarios regulados), donde se utilicen espacios físicos con habilitaciones concretas (tiendas), además de en aquellos considerados sensibles desde un punto de vista sanitario (bares, restaurantes, consultas médicas, etc.).
  7. Alta en la Seguridad Social: En caso de que la empresa ya cuente con empleados en nómina, la sociedad deberá proceder a su alta en la Seguridad Social, en los epígrafes correspondientes y sujetos al convenio que sea apropiado para las funciones a desempeñar.

Las plantillas de muchos de los documentos a presentar, así como información relevante y enlaces a las distintas Administraciones regionales y locales, pueden encontrarse en el portal oficial del Centro de Información y Red de Creación de Empresas.

Acudir a un PAE o una consultora

Como decíamos al comienzo de este artículo, muchos ciudadanos optan por contratar los servicios de una gestoría que se ocupe de todos estos trámites por ello, acudiendo únicamente a la firma de cada uno de los documentos necesarios (esencialmente, la firma ante notario de las escrituras públicas).

En los últimos años también ha surgido una nueva alternativa para ayudar a los españoles a fundar sus propias compañías de una manera más sencilla y rápida. Se trata de los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE), unos centros donde un grupo de profesionales expertos se ocupará de todos los trámites en nuestro nombre.

Para ello, tan sólo debemos aportar información identificativa de cada uno de los socios, así como de una cuenta bancaria donde efectuar los cargos. Una vez recolectados todos estos datos, deberemos rellenar el denominado Documento Único Electrónico (DUE), en el que se incluyen todas las preguntas necesarias para superar cada una de las fases de constitución de la sociedad. Hasta tal punto se facilita la tarea que la única cita fuera del PAE es la que tendremos en la notaría, paso todavía imprescindible en este camino. ¿El gran fallo de los PAE? Aún no hay un gran número de este tipo de centros en nuestro país y no todas las ciudades cuentan con uno…

Escrito por Alberto Iglesias Fraga