Como elaborar un plan de gestión de riesgos en un proyecto

En este post te voy a comentar como enfocar un plan de gestión de riesgos empresariales en un proceso de planificación estratégica.

Estamos hablando de la toma de decisiones a la cabeza de tu negocio digital.

Como emprendedor es fundamental que tengas la capacidad de tener una visión estratégica.

Y de entender que las decisiones que tomas o no tomas tienen consecuencias.

Quiero presentarte un método que suelo utilizar cuando estoy haciendo una planificación estratégica a tres años vista.

Se trata de trabajar con varios escenarios y de poder entender exactamente lo que está pasando cuando tienes que tomar una decisión importante en tu negocio.


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Cómo crear y medir 5 escenarios a 3 años vista

Vamos a hacer un ejercicio en el que nos vamos a proyectar para valorar la posible evolución de nuestro negocio en un horizonte temporal de tres años.

Cuando te planteas este tipo de proyección hay que considerar que pueden pasar varias cosas en el transcurrir de este periodo.

Por ello vamos a plantear 5 posibles escenarios: el ideal, el bueno, el neutro, el malo y el escenario desastroso.

Y vamos a tratar de ver cómo podemos analizar las opciones que tenemos para ir tomando las mejores decisiones.

Trabajaremos con dos criterios y dos métricas muy sencillas para poder medir el éxito de cada uno de estos escenarios y saber cómo de bien o de mal lo estamos haciendo:

  1. Los ingresos, es decir, los euros anuales que va a generar tu negocio.
  2. El “Full Time Equivalent” o tiempo trabajado, medido en días trabajados a tiempo completo al año

Escenarios de ingresos

A nivel de ingresos supongamos un rango de variación que oscila entre el peor de los casos, el escenario desastroso, de 30.000 € al año y en el escenario ideal, de 300.000 € al año.

Entre medias podemos fijar los escenarios bueno, neutro y malo en 200.000 €, 100.000 € y 60.000 € al año respectivamente.

Debes saber que el sueldo medio en España en el año 2019 es de 24.000 euros.

Lo cual quiere decir que hasta en el escenario desastroso, con 30.000 € brutos al año, estarías ganando más que el 50% de la población activa de España.

Escenarios de tiempo trabajado

Si por ejemplo estás ganando 30.000 euros trabajando 300 días al año, tendríamos un problema serio.

Porque ni siquiera podrías disfrutar de los 52 fines de semana  que hay al año.

Vamos a ir estimando los días trabajados a tiempo completo, considerando ochos horas al día.

En el escenario ideal serían 100 días al año, en el bueno 150, en el neutro 200, en el malo 250  y en el escenario desastroso, 300 días al año.

Debes de saber que el estándar en España es alrededor de 210 días trabajados al año.

Con estos dos criterios básicamente puedes saber lo bien o lo mal que estas desarrollando la  planificación que has hecho.

La proyección a corto y a largo plazo

Con este método se dibujan cincos caminos distintos, con cinco curvas diferentes.

Lo que vemos es que si nos proyectamos a corto plazo, por ejemplo a 3 meses vista, no se observan grandes diferencias entre los cinco escenarios y caminos.

Por ejemplo, si tienes que tomar una decisión sobre si cambias tu estrategia y atacas a un nuevo target con una nueva solución, a los 3 meses vas a ver pocas diferencias.

Podemos ver que, si haces un punto de control tres meses después de haber tomado la decisión, los cincos escenarios son muy parecidos.

Pero a medida que vas proyectando a más largo plazo y va pasando el tiempo, la diferencia entre los escenarios es cada vez más grande.

Así es la realidad, a nivel empresarial los tiempos son lentos, sobre todo cuando quieres construir proyectos muy potentes.

Creo que es fundamental que cuando diseñes una estrategia, por lo menos te mantengas firme con esa estrategia durante tres años y te des el tiempo para poder implementarla con éxito.

La importancia de actuar a tiempo

Además, cuanto más procrastines una toma de decisión, peor.

Si esperas meses o años cuando estás con problemas y malas sensaciones en tu negocio, será más complejo que una vez que tomes la decisión vuelvas a tener un rumbo positivo.

Si estás en una situación mala, pues tendrás que ir al escenario neutro, luego al escenario bueno y luego al escenario ideal.

A lo mejor son varios meses de trabajo mientras que si actúas al principio es mucho más sencillo.

El esfuerzo que vas a tener que hacer si estás en un escenario desastroso para volver a colocar tu proyecto en el escenario ideal es mucho más grande.

Cuanto más tiempo transcurre desde la toma de decisión el esfuerzo a realizar se multiplica exponencialmente.

Es fundamental que entiendas que no tomar decisiones tiene consecuencias.

La mayoría de la gente cree que básicamente no pasa nada, pero esto no es así.

No tomar decisiones es un poco como comer hamburguesas todos los días, en una escala de una semana o de un mes no vas a ver ningún cambio, ni siquiera en tu cuerpo.

Pero si lo haces durante 10 años, ¿qué pasa?.

Pues seguramente serás muy gordo, tendrás problemas de obesidad, problemas relacionados también con la diabetes y enfermedades cardiovasculares.

El resultado es un efecto compuesto.

De manera que si tomas la senda de un camino en el que las cosas van mal, poco a poco lo que estás haciendo es avanzar hacia peores resultados.

Y cada vez será más complicado volver a encauzar estos problemas.

Conclusiones sobre decisiones y plan de gestión de riesgos

Quiero compartir contigo 6 conclusiones que surgen de la aplicación de este ejercicio que considero súper sano en cualquier negocio.

1. El coste de no hacer nada es completamente inasumible

Hemos visto que el impacto no se verá a corto plazo, pero sí es un impacto muy muy grande a medio o largo plazo.

Así que ojo con esto de decir: “no pasa nada, hoy estoy bien, no va a haber ningún cambio”.

Es cierto que si lo mides a un mes o dos meses vista, después de no haber tomado la decisión, no vas a ver absolutamente nada.

Si tus sensaciones son malas, si vez una erosión en tus ingresos desde hace años, hay que actuar, porque esperar y no hacer nada no es una decisión inteligente.

2. No tomar decisiones no implica mantenerse en el escenario neutro

La gente cree que cuando no hace nada se mantiene en el escenario neutro pero esto es completamente falso.

Lo más probable es que poco a poco las cosas vayan a peor.

¿A qué ritmo?. Pues pueden ir al escenario malo o al desastroso.

Lo cierto es que cuando tú no haces nada, tu competencia sí está dando respuestas. El mercado siempre está en movimiento.

Y tú cada vez vas teniendo menos clientes, menos capacidad y poder de negociación con posibles clientes y tus tarifas se van erosionando.

Si tú decides no moverte, mira bien que tus clientes no se vayan a trabajar con tu competencia.

3. Hay que tomar las decisiones pronto

Es mejor decidir pronto porque al principio los cinco escenarios son muy parecidos.

Es fácil, es factible pasar de un escenario malo a un escenario ideal al principio.

Si tardas tres años antes de tomar tu decisión, el esfuerzo que vas a tener que hacer es mucho más grande, lo cual va a requerir de ti hacerlo de forma escalonada y multiplicar las acciones correctoras para volver a encauzar tu proyecto.

4. Hay momentos para invertir y aprender

Hay momentos para invertir y aprender cosas nuevas y si llevas tiempo sin hacerlo en tu negocio, ya tienes tu respuesta.

Es fundamental seguir invirtiendo en ti, aprendiendo cosas y acercarte a un mentor para poder colocar tu proyecto en la mejor dinámica posible.

Si llevas años sin hacerlo, por favor, vuelve a prestar atención a lo que es la inversión en ti mismo, en tus habilidades, en tus hábitos, en tus competencias, en tu bienestar, porque al fin y al cabo, eres tú el motor número uno de tu negocio.

5. Prepárate para alcanzar en escenario ideal en la mitad de tiempo

Hasta ahora hemos hablado de riesgos y escenarios porque siempre es bueno prepararte para lo peor cuando haces una planificación estratégica.

Pero también existe un súper escenario que consiste en que puedas conseguir los resultados del escenario ideal antes.

Siempre hay casos de éxito en el que la gente consigue en 18 meses lo que otros pueden pensar lograr en 3 años.

Obviamente está muy bien prepararte para lo peor, pero también es fundamental que te proyectes en un escenario en el que las cosas van muy bien.

En el que las decisiones que tomes tengan también un impacto positivo en tu negocio a muy corto plazo, acelerando mucho el crecimiento.

Decisiones como por ejemplo invertir en un training, cambiar la estrategia de tu negocio o afinar tu target.

Al fin y al cabo, si aciertas en tus decisiones, es probable que también puedas acertar con la estrategia que vas a elegir y acertar también con la implementación de esta estrategia.

6. Cómo reducir riesgos y acelerar la evolución de tu negocio.

Si sientes que necesitas algo de apoyo para ir más rápido o para no tomar ningún riesgo en este camino,  o si quieres hacerlo acompañado de otros compañeros porque es más divertido y aprendes más de esta forma, te animo a contemplar la posibilidad de integrar un mentor en tu proyecto empresarial.

Porque todos los casos de éxito que conozco de emprendedores digitales creciendo con números exponenciales están acompañados por mentores que están acelerando sus proyectos.

No dudes en contemplar esta posibilidad.

Yo mismo he tenido la suerte en los últimos años de acompañar a unas cuantos de las figuras visibles hoy en el mundo digital y te animaría a ir pensando si realmente no es el momento para ti de incorporar un mentor a tu proyecto empresarial.

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