Organizar sirve para reducir la carga cognitiva sobre el cerebro. La clave para organizar bien es establecer correspondencias entre ubicaciones y significados. El significado lo define todo y esto implica que, antes de poder organizar bien algo, hay que tener muy claro qué significa para nosotros. Si desconocemos este significado o, peor aún, lo suponemos, entonces lo que estaremos haciendo será «almacenar caos distribuido» en lugar de «organizar».

Además de reducir la carga cognitiva sobre el cerebro, organizar bien también aporta claridad, lo cual conlleva diversos efectos positivos: reduce la tendencia a la procrastinación, mejora la calidad del proceso de toma de decisiones, incrementa la eficiencia… A pesar de ello, muchas personas siguen confundiendo organizar con ordenar, lo que supone un grave error.

El «orden» es muy importante para las personas ordenadas, pero no para el resto. Puede parecer una obviedad, pero no lo es. Ser una persona ordenada, lejos de ser una virtud, puede ser una limitación, ya que necesitas un requisito más – el orden – para poder hacer lo mismo. Y que conste que me tengo por una persona ordenada. El orden es algo estético, emocional, puede que incluso higiénico, pero es innecesario para la efectividad, a no ser que seas una persona ordenada, claro, en cuyo caso te resultará muy difícil poder organizar algo si está desordenado. Siento el jarro de agua fría para la charlatanería de la «gestión del tiempo», pero esto es lo que hay, aunque duela.

La confusión entre orden y organización es una de las principales causas de frustración para muchas personas. Al tener las cosas ordenadas creen tenerlas también organizadas, pero la realidad es bien distinta. La clasificación es una organización «macro», de alto nivel, generalmente por área de atención (OPTIMA3®) o de responsabilidad (GTD®).

Clasificar solo es útil para archivar, es decir, cuando se trata de conservar algo (materiales, información…). Sin embargo, clasificar es muy poco útil para avanzar, es decir, cuando hay que utilizar ese algo para hacer algo con ello. Es útil para archivar porque libera la carga cognitiva de recordar dónde se conserva algo. Es muy poco útil para actuar porque mantiene toda la carga cognitiva referente a qué hay que hacer con ese algo, con qué herramienta, dónde, con quién(es) o cuándo hay que hacerlo.

Imagina que estás pensando organizar una gran fiesta de cumpleaños y llevas un tiempo trabajando en ello. Has elegido fecha, tienes claro cómo la vas a plantear e incluso has enviado ya las invitaciones. Ahora mismo estás esperando a que te respondan todavía a la mitad de ellas, sin lo cual no puedes contratar el catering. También quieres contratar a una banda para que toque en directo durante la fiesta. Muchas personas «clasificarían» todo lo anterior como un todo: fiesta de cumpleaños. Esto es muy poco efectivo, porque «mezcla» varios elementos con significados distintos y eso resulta agotador para nuestro cerebro:

  • Un resultado esperado/deseado: Que mi fiesta de cumpleaños sea un éxito y todas las personas lo pasemos fenomenal.
  • Un montón de cosas ya hechas: Buscar y elegir una fecha, escribir una lista de posibles invitados, enviar las invitaciones, buscar y elegir una empresa de catering, ver los menús y elegir uno…
  • Un montón de cosas que tendrás que hacer pero que todavía no puedes hacer: Confirmar al catering el número de invitados, pagar una señal al grupo que va a tocar en la fiesta, comprar los regalos sorpresa para tus invitados (pero aún no sabes qué regalarles), etc.
  • Unas pocas cosas que ya puedes hacer: Llamar a una amiga para pedirle los datos de contacto de un grupo que ella conoce y que te gustó mucho una vez que les viste actuar, buscar en Internet ideas para los regalos sorpresa, decidir qué va a ser y anotar toda la información para hacer un pedido en cuanto sepas el número de asistentes…

Para la mayoría de las personas resulta evidente que los recordatorios de las cosas ya hechas sirven de poco, por lo que seguramente no las conservarán con todo lo demás. Sin embargo, desde un punto de vista operativo, la utilidad de las cosas que tendrás que hacer, pero todavía no puedes hacer, es la misma que la de las cosas ya hechas: en ninguno de los dos casos se puede hacer nada con ellas.

Otro aspecto a tener en cuenta es que, antes de alcanzar el resultado esperado/deseado, el conjunto de cosas que tendrás que hacer puede cambiar muchas veces, apareciendo cosas nuevas que hoy no están y desapareciendo otras que hoy sí están… Y por si todo esto fuera poco, las cosas que ya puedes hacer van a suponer la mayor parte del tiempo solo una pequeña fracción de todo lo que hay que hacer para lograr el resultado esperado/deseado.

A pesar de lo anterior, lo habitual es mezclar las cosas que tendrás que hacer (pero aun no puedes hacer) con las cosas que sí puedes hacer ya. También es habitual confundir lo que quieres conseguir (resultado esperado/deseado) con lo que puedes hacer. Un ejemplo de esto último: si en tu lista de tareas anotas «organizar fiesta de cumpleaños», lo que estás anotando no es algo que puedas hacer, sino algo que quieres conseguir.

Todos estos malos hábitos impiden organizar bien, ya que se juntan elementos con significados distintos en un mismo sitio. Esta mezcla es también responsable de la pérdida de claridad sobre qué podemos hacer ahora mismo y qué no y, por si todo esto no fuera suficiente, da lugar a que el sistema de organización contenga un volumen de recordatorios varias veces superior al necesario, ya que la mayoría de ellos no sirve para nada, al no poder hacerse nada actualmente al respecto.

Uno de los aportes más espectaculares de la metodología GTD® es ofrecer una estructura efectiva e inteligente para gestionar de forma diferenciada lo que quieres conseguir y lo que puedes hacer, dejando temporalmente al margen lo que tendrás que hacer, pero que ahora mismo no puedes hacer. Me refiero a los «proyectos» y a las «siguientes acciones».

En GTD®, un resultado que requiere más de un paso y puedes alcanzar en el plazo de un año se llama «proyecto», y se organiza junto con todos los demás resultados – sin ninguna acción de ningún tipo – en la «lista de proyectos». Por su parte, una «siguiente acción» es cualquier actividad – física y visible – que supone un avance hacia la consecución del resultado. Muy importante: si para poder llevar a cabo esa acción es necesario completar algún paso previo, entonces NO es una «siguiente acción». Las «siguientes acciones» de GTD® se organizan en la «lista de siguientes acciones», la cual puede segmentarse – si así se desea – por «contextos».

Los resultados que quieres conseguir en un plazo superior al año pueden ser metas y objetivos, los cuales están por lo general alineados con una visión y un propósito. Todos estos elementos pertenecen a lo que se conoce como «perspectiva» y por tanto se gestionan fuera del sistema de organización de recordatorios característico de la parte de «control».

¿Significa esto que no se puede pensar en las futuras acciones de nuestros proyectos? En absoluto. Se puede y se debe hacer. De hecho, GTD® ofrece una herramienta específica para ello: el modelo de planificación natural de proyectos. Sin embargo, toda esta información, aunque sea extremadamente útil, no es accionable, es decir, no se puede actuar sobre ella a día de hoy, por lo que no tiene sentido mezclarla con los recordatorios que ya tienen utilidad operativa.

En el próximo post escribiré sobre las semejanzas y diferencias en la forma de gestionar acciones y resultados en GTD® y OPTIMA3®, pero por ahora lo importante es quedarnos con algunas ideas claras:

  • Organizar bien es agrupar por significado, evitando mezclar.
  • Para organizar bien, antes hay que diferenciar con nitidez lo que quieres conseguir de lo que tienes que hacer para conseguirlo.
  • Lo que tienes que hacer para conseguir un resultado se distribuye entre:
    • Lo que ya has hecho.
    • Lo que aún no has hecho, que a su vez se divide en:
      • Lo que ya puedes hacer.
      • Lo que todavía no puedes hacer porque tienes que completar antes algún paso previo.
  • Durante gran parte del tiempo que transcurre hasta lograrse un resultado, lo normal es que, en cualquier momento dado, lo que ya puedes hacer represente un mínimo porcentaje del total. La mayoría serán cosas o ya hechas o que aún no puedes hacer.
  • Para tener algo completamente controlado solo necesitas saber dos cosas y hacer una:
    • Saber cuándo se acaba (qué quieres conseguir).
    • Saber cómo puedes avanzar (qué puedes hacer).
    • Revisar ambas cosas con la frecuencia necesaria.
  • Planificar algo que vas a tener que replanificar es ineficiencia. Cuanto más replanificas, más ineficiente eres. Por eso, la nueva planificación se llama revisión.

Un artículo escrito por Jose Miguel Bolivar