Durante mucho tiempo se ha hablado de la multitarea como una de las cuestiones que limitan nuestra productividad. Estar centrado en una sola cuestión hace que prestemos toda la atención a la misma y podamos acabarla en menos tiempo. Puede que trabajar en monotarea sea más productivo, pero no siempre es posible hacerlo en la empresa.

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Porque estamos centrados en acabar un trabajo, una serie de tareas para un cliente y otro te puede llamar con un problema o algo que necesita de nuestra empresa, te obliga a parar lo que estás haciendo y empezar a revisar qué es lo que le ocurre. Mientras acotamos lo que tenemos que hacer y no, por muy breve que sea la conversación, cuando volvemos a retomar el hilo de la tarea anterior ya nos hemos perdido.

Esto por lo que se refiere a las interrupciones. A veces lo que buscamos es ser más eficientes, y mientras estamos haciendo una tarea tenemos otras también entre manos, a veces esperando a que finalice un traspaso de datos en el ordenador, se realice una descarga, se instale un programa, etc. De esta forma tratamos de aprovechar los tiempos muertos.

No tiene nada de malo, pero lo cierto es que debemos acotar estas tareas al tiempo que esperamos que termine algo. Es decir, si estamos copiando información de un sitio a otro y nos da una estimación de tiempo de cinco minutos, aprovechemos para leer correo y contestar algunos, pero no para empezar con las tareas pendientes de otro cliente que sabemos que nos llevarán dos horas.

En todo caso mantener la concentración en lo que tenemos entre manos es lo más importante. Si estamos descansados es más sencillo centrarse en una sola tarea, pero también, si nos interrumpen volver a hacerlo. A medida que se repite este ciclo cada vez nos va costando un poco más de tiempo volver a concentrarnos.

Al final lo que buscamos es sacar adelante nuestro trabajo, de manera que al final del día podamos decir que hemos cumplido con lo que teníamos previsto y no dejamos cuestiones pendientes que se acumularán para el día siguiente. Si cogemos esta mala dinámica al final de la semana podemos encontrarnos con una sorpresa realmente desagradable.

Un artículo escrito por Carlos Roberto